Eine Ausschlussfrist bestimmt, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis endgültig verloren gehen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist nach ihrer Fälligkeit gegenüber der anderen Seite geltend gemacht werden. Das unterscheidet die Ausschlussfrist grundlegend von der Verjährung. Verjährte Ansprüche bestehen zwar fort, können aber nicht mehr durchgesetzt werden. Wer sich auf Verjährung berufen will, muss das im Prozess ausdrücklich einwenden. Der Ablauf einer Ausschlussfrist wird von den Arbeitsgerichten dagegen von Amts wegen berücksichtigt, also ohne, dass sich eine Partei darauf berufen muss. Der Anspruch erlischt mit dem Fristablauf vollständig.
Ausschlussfristen können in Tarifverträgen, in Einzelarbeitsverträgen und in Betriebsvereinbarungen geregelt sein. Dabei gilt die Ausschlussfrist, ohne dass die betroffene Partei von ihr Kenntnis haben muss.
Beide Tarifverträge enthalten in § 37 eine einstufige Ausschlussfrist von sechs Monaten. Wer einen Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis hat, muss ihn innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit gegenüber der anderen Vertragspartei geltend machen. Andernfalls erlischt er.
Für die Form der Geltendmachung verlangen TVöD und TV-L auf den ersten Blick Unterschiedliches. Der TVöD fordert Textform, das TV-L schriftliche Geltendmachung. In der Sache führt das aber nicht zu unterschiedlichen Anforderungen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bedeutet das Wort „schriftlich" im TV-L nicht die strenge Schriftform des § 126 BGB mit eigenhändiger Unterschrift. Ausreichend ist eine dauerhaft verkörperte Erklärung in Textform, aus der der Absender erkennbar ist. Etwa eine E-Mail, die den Namen des Absenders enthält und den Anspruch bezeichnet, genügt damit auch im Anwendungsbereich des TV-L.
Die Ausschlussfrist erfasst nach dem Wortlaut beider Tarifverträge alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Das gilt ohne Rücksicht darauf, ob der Anspruch tarifvertraglicher oder gesetzlicher Natur ist, und auch dann, wenn der Anspruch zu denjenigen gehört, auf die ein arbeitsvertraglicher Verzicht unzulässig wäre. Das Arbeitsverhältnis als Anknüpfungspunkt ist dabei weit zu verstehen. Von der Ausschlussfrist erfasst sind insbesondere Vergütungsansprüche, Ansprüche auf höheres Entgelt wegen Höhergruppierung und Einstufung, Entgeltfortzahlungsansprüche und Urlaubsabgeltung.
Ausgenommen sind in beiden Tarifverträgen Ansprüche aus einem Sozialplan. Im TVöD sind zudem Ansprüche ausgenommen, die kraft Gesetzes einer Ausschlussfrist entzogen sind. Das betrifft etwa Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn. Das TV-L enthält einen entsprechenden Verweis nicht ausdrücklich. Da Tarifverträge aber gesetzliche Mindeststandards nicht beseitigen können, bleibt das Ergebnis für diese Ansprüche auch im TV-L dasselbe.
Eine praktisch besonders wichtige Regel enthalten beide Tarifverträge für wiederkehrende Leistungen. Wer einen Anspruch für einen bestimmten Sachverhalt einmal fristgerecht geltend macht, wahrt damit auch die Ausschlussfrist für später fällig werdende Leistungen aus demselben Sachverhalt. Im Zusammenhang mit Eingruppierungs- und Einstufungsstreitigkeiten bedeutet das folgendes. Die monatlich neu entstehenden Differenzbeträge sind durch die einmalige Geltendmachung der Höhergruppierung oder Höherstufung gesichert.
Das gilt allerdings nur für Leistungen, die tatsächlich auf demselben Sachverhalt beruhen. Entstehen Ansprüche aus einem anderen Rechtsgrund, etwa weil sich die Tätigkeit geändert hat, ist eine erneute Geltendmachung erforderlich.
Ausschlussfristen spielen im öffentlichen Dienst vor allem dort eine besondere Rolle, wo Ansprüche erst mit Verzögerung erkannt werden. Das ist bei Eingruppierungs- und Stufenzuordnungsstreitigkeiten häufig der Fall. Beschäftigte stellen oft erst nach Jahren fest, dass ihre Tätigkeit einer höheren Entgeltgruppe entspricht oder dass die Stufenzuordnung bei der Einstellung fehlerhaft war. In solchen Fällen sind rückwirkende Zahlungsansprüche von erheblicher Höhe denkbar. Sie sind aber nur insoweit durchsetzbar, als die tarifliche Ausschlussfrist noch nicht abgelaufen ist.
Für jeden Monat, in dem das Entgelt zu niedrig gezahlt wurde, beginnt die Ausschlussfrist mit der Fälligkeit des jeweiligen Monatsbetrags. Wer nicht rechtzeitig geltend macht, verliert den Anspruch für diesen Monat endgültig, unabhängig davon, ob dem Anspruch selbst ein greifbarer Fehler des Arbeitgebers zugrunde liegt.
Bei Eingruppierungs- und Einstufungsstreitigkeiten besteht ein besonderes Risiko dadurch, dass Arbeitnehmer häufig nicht einen konkreten Anspruch erheben, sondern lediglich um eine erneute Prüfung ihrer Eingruppierung oder Stufenzuordnung bitten. Eine Bitte um Prüfung ist aber keine „Geltendmachung". Eine Geltendmachung setzt voraus, dass die anspruchstellende Person von der anderen Seite in erkennbarer Weise ein bestimmtes Recht einfordert. Daran fehlt es, wenn jemand um Prüfung seiner Eingruppierung oder um Stellenbewertung bittet oder nur fragt, ob seine Einstufung korrekt sei. Die Ausschlussfrist läuft in diesen Fällen ungehindert weiter.
Wirksam ist dagegen eine Erklärung, die eindeutig zum Ausdruck bringt, dass eine konkrete Leistung verlangt wird. Formulierungen wie „Ich fordere Sie auf, mich ab dem 1. des kommenden Monats nach Entgeltgruppe X zu vergüten" oder „Ich mache hiermit meinen Anspruch auf Vergütung nach Stufe Y der Entgeltgruppe X geltend" genügen der Ausschlussfrist. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber erkennen kann, welcher genaue Anspruch in welcher Höhe geltend gemacht wird.
Für die anwaltliche Beratung ist der Zeitpunkt der erstmaligen Geltendmachung oft ebenso entscheidend wie die materielle Berechtigung des Anspruchs. Wer zu spät kommt, verliert möglicherweise nicht das Recht selbst, wohl aber den Anspruch auf die Differenzbeträge für die bereits verfallenen Monate.